(c) Camille Duffosse
22 mai 2017  / Festivals

Comment monter son propre festival ?

Benjamin Cerulli
22/05/2017

« Et si on montait notre propre festival ? » C'est une question que tout aficionado de musique qui se respecte a au moins posé ou entendu une fois dans sa vie, assis sur une pelouse face à son groupe préféré ou accoudé au bar après une soirée bien arrosée. Bah oui, bonne idée, tiens ! Mais par quoi commencer ? Avant, bien sûr, de se poser d’autres questions : où, quand, comment et surtout… combien ?

Ils ont su croire en leurs rêves. Ils ont lancé le Weather en région parisienne, les Plages Électroniques à Cannes ou Lisbonne, le Yeah ! à Lourmarin, le festival IR à Barcelone ou des événements devenus aujourd'hui de véritables institutions comme Les Primeurs de Massy ou le festival Terres du son à Tours. On leur a demandé conseils, ils nous donnent les clés pour mettre sur pied un festival réussi.


Festival Les Plages Electronique à Cannes (c) Camille Duffosse 

Où ?

L'identité

Tous nos intervenants s'accordent à dire que le lieu donne très souvent son identité à un événement, tout dépend de celle qu'on veut lui imprimer : plutôt festival des villes ou festival des champs ? En France ou à l'étranger ? Dans ce hangar que vous avez repéré sur la route de Roissy, sur une esplanade publique, sur cette plage où vous avez passé votre enfance ou tout simplement dans une salle de concert ? Ce sera « où bon vous semblera, à vous de définir quel type de lieu correspondra le mieux à votre concept. C'est un point crucial de la réflexion. On a tous en tête ce lieu atypique, qui dans notre imagination serait l’endroit parfait pour tel ou tel type de projet événementiel. Mais en s’y penchant plus en détail, on réalise parfois que la viabilité n’est pas au rendez-vous », explique Gilles Andriamampianina, qui a organisé le festival IR à Barcelone pendant quatre ans, au sein du Poble Espanyol, sur la colline de Montjuïc. « Pour autant, on ne "choisit" pas un lieu pour y lancer un festival comme on fait ses courses au marché, précise Yan Degorce-Dumas, ancien responsable de la communication de l'agence Panda Events, maison-mère des Plages Électroniques de Cannes ou de Lisbonne, qui a aussi organisé Les Dunes Electroniques dans le désert tunisien, Martizik au cœur de la Caraïbe ou le Moga Festival à Essaouira, dans les décors de la série Game of Thrones.

La genèse d'un festival est la plupart du temps le fruit d'une rencontre, d'une opportunité, d'un contexte propre à un territoire. Si tel pays ou telle région ne possède pas encore "son" festival, il est primordial de se renseigner quant aux raisons de cette situation : elles peuvent être politiques, sociétales, budgétaires, sécuritaires, logistiques, météorologiques... autant d'enjeux qu'il faut prendre en compte et contre lesquels il est parfois compliqué, voire impossible de se battre ». Une fois votre lieu identifié, il vous faudra obtenir toutes les autorisations et licences d'organisation et d'exploitation nécessaires auprès des autorités compétentes, à savoir l'organe municipal référent s'il s'agit d'un lieu public ou le propriétaire en personne s'il s'agit d'un lieu privé. Il vous sera également indispensable d'obtenir l'aval d'une ou de plusieurs commissions de sécurité, dont les avis varieront en fonction de vos structures et de la jauge (affluence) attendue. Si vous optez plutôt pour un événement à l'étranger, rapprochez-vous d'acteurs locaux qui connaissent le terrain et les procédures à suivre. Autre chose qui peut paraître évidente mais qu'il est toujours bon de rappeler, il est souvent préférable d'éviter les embouteillages, comme l'évoque Adrien Bétra, cofondateur de l'agence Surprize et donc organisateur de Concrete et du Weather Festival : « Idéalement, il faut trouver un lieu qui n'a pas encore son festival, du moins de festival qui ressemble au vôtre. Les institutions seront sensibles au fait que votre événement apportera du dynamisme à la ville ».


Festival Les Plages Electronique à Cannes (c) Lionel Bouffier

Quand ?

Éviter les embouteillages

Ah ! Les embouteillages... question incontournable quand on commence à se pencher sur son calendrier. Là encore il s'agit d'avoir un peu de jugeote, et imaginer son festival parisien coincé entre le week-end de Villette Sonique et celui de We Love Green, par exemple, ne serait pas le plus judicieux : « Cette question est un peu un casse-tête car pour ce sujet il s’agit bien d’un choix, sauf à de rares exceptions liées à l’utilisation d’un lieu. Les deux éléments essentiels à prendre en compte sont la disponibilité des artistes, mais aussi du public, c’est pour cela que beaucoup de festivals en région se positionnent durant les vacances scolaires, les week-ends ou les jours fériés, explique Christian Maugein, fondateur du festival Les Primeurs de Massy, établi depuis 1998. Il s'agit d'éviter les périodes avec des festivals existants, ce qui devient extrêmement complexe dans certaines régions comme le Sud de la France en été ou quasiment toute l'année à Paris. Ou alors on s'implante avec un projet très solide qui permet d'écraser la concurrence, ce qui est moralement discutable, mais qui s’est déjà vu et se reproduira vraisemblablement ».

Très bien, direz-vous, évitons l'été et le 1er mai et programmons notre festival en plein mois de janvier. Ce qui pourrait être une solution, selon Yan Degorce-Dumas, mais une solution à nuancer : «  Le reste de l'année fait souvent figure de parent pauvre en termes d'offres et constitue donc un terrain de jeu idéal pour combler ce manque. Attention tout de même à bien prendre en compte les réalités du "marché" : le public est moins disposé à sortir lorsqu'il pleut, qu'il fait froid, qu'il a d'autres priorités budgétaires (rentrée, ski, soldes, fêtes de fin d'année...). Le calendrier des grands événements, le plus souvent sportifs (Coupe du monde de football) mais aussi scolaires (révisions, partiels, baccalauréat...) est un piège dans lequel il est aussi facile de tomber... » Il s'agit donc d'être un pro du slalom calendaire et surtout de trouver un équilibre entre périodes creuses et fastes, éviter la concurrence sans pour autant faire cavalier seul en plein hiver. Cependant avec une constante : il est toujours plus facile pour le public de sortir en début de mois, quand le salaire vient de tomber...


Festival Terres du son © znowx

Comment ?

La To Do List

On en vient au cœur du sujet : comment s'y prendre ? Étape fondamentale, commencez par budgéter votre projet. « La question est d’adapter le budget au projet et de trouver un équilibre entre tous les postes budgétaires divisés en cinq grandes familles que sont l’artistique, la communication, les frais techniques, le personnel et les charges générales », détaille Christian Maugein. Insistons sur le fait qu'il ne faut pas être sujet à de quelconques troubles de phobie administrative quand on entreprend de lancer son premier festival. Il faut aussi savoir s'armer de patience et être persévérant.

Les différentes étapes prennent souvent du temps, beaucoup de temps. « Le cadre réglementaire d'un festival est souvent dense, il a pour objet de s'assurer que les règles de sécurité, mais aussi le droit social, la propriété intellectuelle ou le droit commercial sont bien respectés. Les autorisations s'obtiennent principalement auprès des préfectures et des mairies, plus rarement auprès du commissariat de police ou de gendarmerie. Ces demandes d'autorisations sont diverses : tenue de la manifestation, occupation du domaine public, débit de boisson occasionnel, fermeture tardive... Dès lors qu'une billetterie payante est mise en place, il faut déclarer le festival auprès de la préfecture, mais aussi de la SACEM », explique Yan Degorce-Dumas. Il convient alors de trouver une structure juridique et organisationnelle adéquate à votre projet, celle-ci étant indispensable pour formuler toute demande d'autorisation relative à la production de ce type d'événement. Beaucoup opteront pour l'association, à l'instar de Gilles  Andriamampianina : « Pour des raisons pratiques, le format de l’association peut être le plus simple, surtout pour un jeune projet. Elle offre aux organisateurs une meilleure flexibilité théorique en termes de financement, par le biais de demandes de subventions auprès de l’État, des collectivités territoriales ou des établissements publics administratifs ».

Et d’insister également sur un point très important : l'équipe, « la colonne vertébrale » de votre projet. Veillez donc à vous entourer de personnes en phase avec votre projet et, si possible, avec de l'expérience dans la production et la gestion d'événements. N'hésitez pas non plus à vous rapprocher d'acteurs locaux, ce qui peut créer un cercle vertueux. « Avec Terres du Son, explique Franck Fumoleau, vice-président du festival né il y a treize ans, nous avons fait le choix dès le début d'un projet de territoire en nous appuyant sur les Tourangeaux qui souhaitaient prendre part à cette aventure, et en rencontrant les collectivités. Nous avons développé une identité propre, autour d'une vie associative, de nombreux partenariats et d'une démarche développement durable. Nous avons également fortement développé les relations avec les entreprises de notre département. »


Festival Yeah (c) DR

Combien ?

Questions de budget

Mais alors, combien ça coûte ? Encore une fois, les pros s'accordent sur le sujet : il n'y a évidemment pas de règle tout comme de chiffre prédéfini, il existe autant de budgets que de festivals. « Cela peut être 50 000 euros comme 5 millions, l'échelle est donc très grande, le tout étant d'avoir un budget réaliste dans son équilibre recettes/dépenses, adapté au projet et cohérent par rapport aux frais engagés », précise Christian Maugein. Et la liste de frais engagés peut être très longue, comme le résume Yan Degorce-Dumas : « Les questions à se poser sont aussi nombreuses que le nombre de lignes budgétaires que comportera votre tableur Excel. Le lieu est-il déjà équipé en matériel de sonorisation ? Y a-t-il de nombreux aménagements à effectuer pour accueillir le public ? Quel type souhaite-t-on programmer ? Il y a des incontournables auxquels on ne pourra échapper et qu'il faut à tout prix anticiper : l'artistique, bien sûr, ce qui comprend le cachet de l'artiste mais aussi la commission du "tourneur", les frais de déplacement, d'hébergement et de restauration du musicien et de son équipe, frais qui peuvent vite exploser en fonction des "caprices". La technique et la logistique, éléments sur lesquels il ne faut jamais transiger, car le confort des festivaliers en dépend, ainsi qu’un plan de communication à la hauteur de l'ambition de l'événement ». Une liste non exhaustive à laquelle vous pouvez ajouter les frais relatifs aux questions de sécurité, enjeu devenu majeur compte-tenu de la menace terroriste, mais aussi les frais administratifs comportant de nombreuses taxes dont vous devrez vous acquitter. Raison pour laquelle il est préférable de s'entourer de personnes familiarisées avec ce type d'exercice de chiffrage.

Il est évidemment indispensable d'établir un prévisionnel afin de s'assurer de la rentabilité de son projet, bien que là encore la plupart de nos intervenants soient d'accord pour dire que vos efforts ne payeront pas tout de suite, tout comme vous ne toucherez vos subventions – si subventions il y a – qu'au bout d'un certain temps : « C'est un exercice qui se calcule sur cinq ans avant d'imaginer une rentabilité solide », prévient Adrien Bétra, qui précise aussi que « les aides tombent rarement au-delà de la deuxième ou de la troisième édition ». Même son de cloche pour Nicolas et Arthur, cofondateurs avec Laurent Garnier du jeune festival Yeah !, qui se déroule depuis cinq ans au début du mois de juin à Lourmarin, au cœur de la si belle région du Luberon : « On s'autofinance à 75%. C'est très important pour nous d'être le plus autonomes possible, car on sait tous que les subventions publiques sont fragiles. Nos cœurs ne tiendraient pas si on dépendait uniquement des aides institutionnelles ». Pas très rassurant, même si ces derniers relativisent, préconisant de « ne surtout pas essayer de tout maîtriser et d'avoir les finances avant de se lancer ». Sous peine de devoir tout bonnement renoncer. Ce qui n’est bien sûr pas du tout l’idée.

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